Office Manager in Teilzeit (m/w/d) in Bremen

Wir sind eine der führenden, mittelständischen und inhabergeführten Contract Research Organisations in Deutschland. Als Full-Service-Provider unterstützen wir unsere internationalen Kunden aus der Pharma-, Biotech- und MedTech-Branche im Rahmen ihrer klinischen Studien von Arzneimitteln und Medizinprodukten. Unser Name GCP-Service International steht für eine junge und dynamisch wachsende Unternehmensgruppe, die in mehreren EU-Ländern ansässig ist. Derzeit beschäftigen wir rund 90 Mitarbeitern, die aus ca. 25 Nationen stammen.

Zurzeit suchen wir einen Office Manager (m/w/d) in Teilzeit (20-25 Stunden) zur Verstärkung unseres zentralen Office/Finance Management Teams in unserer Unternehmenszentrale in Bremen.

Ihre Aufgaben:

  • Allgemeine Bürotätigkeiten
  • Entgegennahme telefonischer Anfragen
  • Begrüßung und Betreuung von Gästen sowie Vor- und Nachbereitung der Meetingräume.
  • Bedarfsgerechte und zentrale Beschaffung von Büromaterialien innerhalb unserer Unternehmensgruppe
  • Sie sorgen durch Ihr Auftreten für eine hohe Service-Qualität, für Zufriedenheit unserer Kunden, Lieferanten, Dienstleister und Mitarbeiter und eine gute Arbeitsatmosphäre
  • Selbstständiges Erstellen von Präsentationen nach Vorlage, Handouts, Charts und Statistiken
  • Agieren Sie als zentraler Ansprechpartner und Problemlöser für den Hauptstandort in Bremen und für bestimmte Zweigniederlassungen und Tochtergesellschaften an anderen Standorten.
  • Organisieren Sie unsere verschiedenen betrieblichen Veranstaltungen/Events
  • Mitwirkung bei der Erfassung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen
  • Erstellung und Kontrolle von Reisekostenabrechnungen für Mitarbeiter

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Hotelfach o.ä.)
  • Berufserfahrung als Office Manager/-in, Teamassistenz oder am Empfang in einem renommiertem Berufsumfeld
  • Ausgeprägter Dienstleistungsgedanke, sowie ein Organisationstalent mit einer Hands-on-Mentalität
  • Sie wissen, wie Aufgaben zu priorisieren sind und behalten stets den Überblick und auch wenn es hektisch wird
  • Sie arbeiten gerne im dynamischen Umfeld, sind teamfähig und haben ein souveränes und sympathisches Auftreten
  • Beherrschung der Microsoft Office Anwendungen
  • Einwandfreies mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen in der deutschen Sprache
  • Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Selbstständige, lösungsorientierte und strukturierte Arbeitsweise
  • Sie erarbeiten Lösungen und Entscheidungsvorschläge stets auch unter Kosten-Nutzen-Aspekten
  • Absolute Diskretion über vertrauliche Daten und Dokumente

Wir bieten:

  • flexible Arbeitszeiten
  • als familienfreundliches Unternehmen eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Familie
  • 30 Tage Urlaub
  • Kostenlose Obstbar sowie Kaffee, Tee Wasser
  • einen eigenverantwortlichen, vielfältigen und interessanten Aufgabenbereich und ein ausgezeichnetes Arbeitsumfeld in unmittelbarer Nähe zur Universität Bremen
  • eine junge und innovative Unternehmenskultur und -führung
  • Unterstützung und Förderung bei der individuellen persönlichen und fachlichen Entwicklung
  • moderne und leistungsorientierte Vergütungssysteme

Falls wir Ihr Interesse wecken konnten, freuen wir uns über Ihre Bewerbung, die Sie bitte unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen und des frühestmöglichen Einstiegstermins wie folgt adressieren und uns vorzugsweise per E-Mail zukommen lassen.

 

Andreas Grund /Dörte Hagemann

GCP-Service International Ltd. & Co. KG

Anne-Conway-Str. 2

28359 Bremen

Phone: +49 (0) 421 89 67 66 10

E-Mail: application@gcp-service.com