Vacancies

GCP-Service is an independent full-service Clinical Research Organization which offers his clinical research services throughout Europe using the latest modern technologies. Since our foundation in 2004, the company has continuously grown enabling us to deliver the entire spectrum of services required for a successful conduct of clinical trials.

We love what we do and are convinced that our multiple innovative processes as well as our competences and continuous development of our employees provide unique advantages to our company, clients, partners and vendors.

 

Office Manager (m/w/d) in Teilzeit

Wir sind eine der führenden, mittelständischen und inhabergeführten Contract Research Organisations (CRO) in Deutschland. Als Full-Service-Provider unterstützen wir unsere internationalen Kunden aus der Pharma-, Biotech- und MedTech-Branche im Rahmen ihrer klinischen Studien von Arzneimitteln und Medizinprodukten. Unser Name GCP-Service International steht für eine junge und dynamisch wachsende Unternehmensgruppe, die in mehreren EU-Ländern ansässig ist. Derzeit beschäftigen wir rund 90 Mitarbeiter, die aus ca. 30 Nationen stammen.

Zurzeit suchen wir einen Office Manager (m/w/d) in Teilzeit (20-25 Stunden) zur Verstärkung unseres zentralen Office Management Teams in unserer Unternehmenszentrale in Bremen.


Ihre Aufgaben:

  • Allgemeine Bürotätigkeiten
  • Entgegennahme telefonischer Anfragen
  • Begrüßung und Betreuung von Gästen sowie Vor- und Nachbereitung der Meetingräume. Sie stellen sicher, dass unsere Meetingräume jederzeit einen exzellenten Eindruck machen
  • Mitwirkung bei der Erfassung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen
  • Erstellung und Kontrolle von Reisekostenabrechnungen für Mitarbeiter
  • Mitwirkung bei der Erstellung von Kundenrechnungen
  • Sie sind auch ein Ansprechpartner für unsere Buchhaltung
  • Bedarfsgerechte und zentrale Beschaffung von Büromaterialien und -möbeln innerhalb unserer Unternehmensgruppe
  • Sie sorgen durch Ihr Auftreten für eine hohe Service-Qualität, für Zufriedenheit unserer Kunden, Lieferanten, Dienstleister und Mitarbeiter und eine gute Arbeitsatmosphäre
  • Selbstständiges Erstellen von Präsentationen nach Vorlage, Handouts, Charts und Statistiken
  • Agieren Sie als zentraler Ansprechpartner und Problemlöser für den Hauptstandort in Bremen und für bestimmte Zweigniederlassungen und Tochtergesellschaften an anderen Standorten.
  • Organisieren Sie unsere verschiedenen betrieblichen Veranstaltungen

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Hotelfach o.ä.)
  • Berufserfahrung als Office Manager/-in, Teamassistenz oder am Empfang in einem renommiertem Berufsumfeld
  • Ausgeprägter Dienstleistungsgedanke, sowie ein Organisationstalent mit einer Hands-on-Mentalität
  • Sie wissen, wie Aufgaben zu priorisieren sind und behalten stets den Überblick und auch wenn es hektisch wird
  • Sie arbeiten gerne im dynamischen Umfeld, sind teamfähig und haben ein souveränes und sympathisches Auftreten
  • Beherrschung der Microsoft Office Anwendungen
  • Einwandfreies mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen in der deutschen Sprache
  • Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Selbstständige, lösungsorientierte und strukturierte Arbeitsweise
  • Sie erarbeiten Lösungen und Entscheidungsvorschläge stets auch unter Kosten-Nutzen-Aspekten
  • Absolute Diskretion über vertrauliche Daten und Dokumente

Wir bieten:

  • einen eigenverantwortlichen, vielfältigen und interessanten Aufgabenbereich und ein ausgezeichnetes Arbeitsumfeld in unmittelbarer Nähe zur Universität Bremen
  • eine junge und innovative Unternehmenskultur und -führung
  • Unterstützung und Förderung bei der individuellen persönlichen und fachlichen Entwicklung
  • moderne und leistungsorientierte Vergütungssysteme
  • flexible Arbeitszeiten
  • als familienfreundliches Unternehmen eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Familie

Falls wir Ihr Interesse wecken konnten, freuen wir uns über Ihre Bewerbung, die Sie bitte unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen und des frühestmöglichen Einstiegstermins wie folgt adressieren und uns vorzugsweise per E-Mail zukommen lassen.

Kai Schuirmann
application@gcp-service.com
GCP-Service International Ltd. & Co.KG
28359 Bremen, Germany
Phone: +49 (0)421 89 67 66 25
or

Dörte Hagemann
application@gcp-service.com
GCP-Service International Ltd. & Co.KG
28359 Bremen, Germany
Phone: +49 (0)421 89 67 66 10